Kısa yanıt: ilaç firmasının düzenlediği ya da desteklediği yurt içi bir bilimsel toplantı, tarihinden en az on beş iş günü önce TİTCK'ya bildirilir, yurt dışı toplantılarda bu süre otuz iş gününe çıkar. Kurum başvuruyu on iş günü içinde elektronik olarak cevaplar; cevap gelmezse başvuru onaylanmış sayılır. Tıbbi cihaz firmalarında bildirim süresi en az on beş gün. Bildirimde toplantının içeriği, muhtemel katılımcı listesi, masraf kalemleri ve organizasyonu üstlenen ajansın adı da yer alır, yani ajans dosyanın görünür bir parçası. Bu, kurumsal etkinlik işinin en kuralcı kolu ve küçük bir pazar da değil: ICCA'nın GlobeWatch 2025 raporuna göre İstanbul 95 uluslararası kongreyle dünyada 18 inci, Avrupa'da 13 üncü sıraya çıktı, Türkiye ise 142 kongreyle 33 üncü sırada. Bu kongrelerin önemli bölümü sağlık alanında. Aşağıda bir ilaç ya da tıbbi cihaz toplantısını organize ederken takvimi, bütçeyi ve program akışını nelerin belirlediği var.
Toplantı TİTCK'ya kaç gün önce bildirilir?
Beşerî Tıbbi Ürünlerin Tanıtım Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik kapsamındaki Bilimsel Toplantı ve Ürün Tanıtım Toplantıları Başvuru Kılavuzu iki süre tanımlıyor: yurt içi toplantılarda en az on beş iş günü, yurt dışı toplantılarda en az otuz iş günü. Evrak girişi yapılan bildirimler on iş günü içinde yalnızca elektronik olarak cevaplanır, cevaplanmazsa başvuru onaylanmış sayılır. İş günü ifadesi burada belirleyici. On beş iş günü, araya resmî tatil girdiğinde üç haftayı rahat bulur; salon opsiyonunu bildirimden önce kapatmak gerekiyor. Tıbbi cihaz tarafında Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği kapsamındaki kılavuz toplantıdan en az on beş gün önce elektronik bildirim istiyor, eksik bulunan başvurular beş iş günü içinde tamamlanmazsa sistem başvuruyu reddediyor. 2024 başından bu yana tıbbi cihaz bildirimleri için başvuru ücreti de alınıyor ve iptal edilen başvuruların ücreti iade edilmiyor.
Bilimsel toplantı mı, ürün tanıtım toplantısı mı?
İki format ayrı rejime tabi, karıştırıldığında başvuru değerlendirmeye alınmıyor. Ürün tanıtım toplantısı, ruhsat sahibinin kendi ürününü hekim, diş hekimi ve eczacıya anlattığı toplantıdır ve dört saati aşmayacak şekilde günübirlik düzenlenir. Bu toplantıyı yalnızca ruhsat sahibi düzenleyebilir; dernek üzerinden ya da bağış karşılığı yapılamaz, konuşmacılar dışındaki katılımcıların ulaşım ve konaklama masrafı karşılanamaz. Sağlık meslek mensubu yetiştiren fakülte ve yüksekokul öğrencilerine ürün tanıtım toplantısı düzenlemek yasak. Bilimsel toplantıda ise dört saat eşiği başka bir anlam taşıyor: dört saati aşmayan bilimsel toplantılar tek firma desteğiyle günübirlik yapılabilir, dört saati aşan yurt içi toplantılar ile yurt dışı toplantılar için konuyla ilgili ürünü bulunan en az iki şirketin desteği aranır. Tek sponsorlu bilimsel toplantıda ürün tanıtımı yapılamaz, stant ve uydu sempozyumu kurulamaz, firma sadece kurumsal logosunu kullanabilir.
Bir hekim yılda kaç toplantıya firma desteğiyle gidebilir?
Dört. Kılavuz, bir sağlık meslek mensubunun aynı takvim yılı içinde toplam dört kez ruhsat sahiplerinin desteğinden yararlanabileceğini söylüyor. Bu dört desteğin yalnızca ikisini aynı firma sağlayabilir, yine yalnızca ikisi yurt dışı toplantılarda kullanılabilir. Konuşmacı ya da yazılı veya sözlü bildiri sunan araştırmacı olarak katılanlar bu sayıma girmiyor. Tıbbi cihaz kılavuzu aynı mantığı kuruyor: yılda dört destek, aynı satış merkezinden en fazla iki, yurt dışında en fazla iki. Destek doğrudan kişiye değil, toplantıyı düzenleyen organizasyona yapılır. Davetli listesi hazırlarken bu kota şu anlama geliyor: kasımdaki kongreye çağıracağınız hekimin kotası, yılın başında bambaşka bir firma tarafından doldurulmuş olabilir. Listeyi erken kilitlemek ve yedekli kurmak gerekiyor.
Gala yemeği ve açılış kokteyli sponsoru bulunur mu?
Bulunmaz. Kılavuz, bilimsel toplantılara verilebilecek destek kalemlerini tek tek sayıyor: genel sponsorluk, katılımcı kayıt, konaklama ve ulaşım ücreti, uydu sempozyumu, stant katılımı, uydu konuşmacısı ücreti. Hemen ardından net bir cümle geliyor: oturum sponsorluğu, panel sponsorluğu, açılış kokteyli, gala yemeği, sosyal program ve benzeri isimlerle yapılan destek başvuruları değerlendirmeye alınmaz. AİFD'nin 2026 tarihli İyi Tanıtım Etik İlkeleri aynı çizgiyi sektör tarafından çekiyor: üye firmalar kongre akşam yemeklerinin, açılış ve kapanış kokteyllerinin, gala yemeklerinin sponsorluğunu doğrudan ya da dolaylı yollarla üstlenmez. Bilimsel program sürerken sosyal program düzenlenmez, ilgiyi artırmak amacıyla şarkıcı ya da sanatçı davet edilmez. Kurumsal bir bayi toplantısında olağan sayılan açılış şovu, burada tüm başvuruyu riske atan bir kalem.
Takvimi kurarken hangi tarihler kapalı?
Kayak merkezi tatil beldelerinde 1 Aralık ile 1 Mart arasında, deniz kenarı tatil beldelerinde 15 Haziran ile 15 Eylül arasında ruhsat sahipleri toplantı organizasyonu düzenleyemez ve destekleyemez. Antalya'da temmuz kongresi ya da kayak merkezinde ocak toplantısı sorusu, mekân bulunup bulunmamasından önce mevzuatta kapanıyor. İstisna dar tutulmuş: her defasında başka bir ülkede düzenlendiği belgelenen uluslararası toplantılar bu kısıtın dışında. AİFD ilkeleri bir adım daha ileri gidiyor ve her yıl Türkiye'de yapılan toplantıların, uluslararası sıfatı taşısa bile aynı kapsamda değerlendirildiğini belirtiyor. Tıbbi cihaz kılavuzunda küçük bir pencere var: kapalı tarihlerde, yalnızca o bölgede görev yapan sağlık meslek mensuplarının katılacağı eğitsel faaliyetler düzenlenebiliyor. Sonuçta sağlık kongreleri ilkbahar ile sonbahara sıkışıyor, salon ve otel kontenjanı da bu yüzden erken tükeniyor.
Sponsorluk ve yemek bütçesinin üst sınırı ne?
Destek tutarları brüt asgari ücrete endeksli. En az iki ruhsat sahibinin desteğiyle düzenlenen bilimsel toplantılarda genel sponsorluk desteği brüt asgari ücretin yedi katını, uydu sempozyumu ve stant katılım desteği ise on beş katını aşamaz. Tek sponsorla düzenlenen toplantılarda genel sponsorluk sınırı on beş kat. 2026 yılı aylık brüt asgari ücreti 33.030 TL olduğuna göre bu tavanlar sırasıyla 231.210 TL ve 495.450 TL ediyor. Dünya ve kıta kongreleri Türkiye'de düzenlendiğinde bu üst limitler aranmıyor. Yemek tarafında mevzuat yerine sektör kuralı işliyor: AİFD İyi Tanıtım Etik İlkeleri, EFPIA ile uyumlu biçimde kişi başı öğün maliyetini KDV hariç 75 avroyla sınırlıyor, yurt dışı toplantılarda ev sahibi ülkenin limiti geçerli oluyor. Ağırlamaya ayrılan süre de bilimsel içeriğe ayrılan süreden uzun olamaz.
Uydu sempozyumu ve akılcı ilaç oturumu programı nasıl değiştirir?
Uydu sempozyumu, bilimsel toplantılarda ürün tanıtımının yapılabildiği tek oturum tipi. Kılavuz buna iki sınır koyuyor: uydu sempozyumlarına ayrılan toplam süre bilimsel programın toplam süresinin yüzde 25'ini aşamaz ve her bir uydu sempozyumu en az 30 dakika olmalı. Süre hesabında kahve arası ile yemek arası sayılmıyor, yani altı saatlik bir programın molaları düşüldükten sonra kalan süre üzerinden hesaplanıyor. İkinci kural akılcı ilaç kullanımı oturumu. Bir takvim yılı içinde firmaların düzenlediği veya katkıda bulunduğu, altı saati aşan toplantıların en az yüzde 60'ında toplantı konusuyla ilgili bir akılcı ilaç kullanımı oturumu yer alması gerekiyor; oturumun içeriği Bakanlıkça onaylanmış eğitim materyalleri ve tanı tedavi rehberleri çerçevesinde olur. Akış planını kurarken bu iki madde sahne süresini doğrudan belirliyor.
Toplantıdan sonra ajansın elinde kalan işler
Bildirim tek seferlik bir işlem değil. Toplantı gerçekleştikten sonra ruhsat sahibi katılımcı listesini, masraf kalemlerini ve yapılan etkinlikleri en geç otuz gün içinde Kuruma bildirir; desteklere ilişkin bilgi ve belgelerin örnekleri ile düzenleyenlerden alınan imzalı taahhütnamelerin aslı beş yıl saklanır. Tıbbi cihaz tarafında geri bildirim süresi bir ay. Değişiklikler de yazılı yürüyor: toplantı yerinin, örneğin otelin değişmesi en az üç gün önce resmî yazıyla bildirilir, ürün tanıtım toplantısının tarih değişikliği en az beş gün önce bildirilir ve yalnızca ileri bir tarih için talep edilebilir. Bilimsel toplantıda tarih değişirse başvuru iptal edilip yeni tarih için yeniden başvurulur. Sağlık alanında kongre, uydu sempozyumu ya da ürün tanıtım toplantısı planlıyorsanız Tales Event ekibi mekân, sahne, ses, LED ekran ve simultane çeviri kurulumunu bu takvime göre planlar, bildirim dosyasında görünecek acente bilgisini de baştan netleştirir.