Kısa yanıt: 300 kişiyi aşan bir bayi toplantısı ya da lansman için dört ila altı ay, 100-150 kişilik bir toplantı için altı ila sekiz hafta gerçekçi bir başlangıç. Takvimi asıl belirleyen şey ajansın hızı değil, izinlerin kendi süresi. Yabancı bir konuşmacının çalışma izni başvurusu, belgeleri tamsa 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu uyarınca otuz gün içinde sonuçlandırılır. Bir ilaç firmasının yurt dışı toplantısı TİTCK'ya en az otuz iş günü önce bildirilir. Havai fişek atılacaksa Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü'ne en geç on iş günü önce başvurulur. Bu süreler pazarlığa açık değil, mekân müsait olsa bile tarihi onlar kilitler. Aşağıda etkinlik gününe kadar hangi işin hangi haftada yapıldığı var.
Etkinlik kaç ay önce planlanmaya başlanmalı?
Ölçek büyüdükçe takvim basamaklı uzuyor. Pratikte üç eşik var. Mekânı müsait, programı sade, 100 ila 150 kişilik bir toplantı altı sekiz haftada ayağa kalkar. 300 ila 500 kişilik bir bayi toplantısı, işin içine konaklama ve şehir dışı transfer girdiği anda dört aya yaklaşır. Özel üretim sahne tasarımı olan bir lansman ya da yurt dışından konuşmacı getiren bir kongre altı aydan geriye doğru çalışmayı gerektirir. Şirket içi onay süresini de takvime yazmak gerekiyor. American Express Global Business Travel'ın 2026 Global Meetings and Events Forecast raporuna göre etkinlik profesyonellerinin yüzde 76'sı toplantılar için resmi bir onay süreci uyguluyor, yüzde 73'ü planlamayı merkezi bir ekibe bağlamış durumda. Rapor sekiz ülkeden 601 profesyonelin yanıtına dayanıyor. Üç imza isteyen bir bütçe, ajans daha teklifi hazırlamadan iki haftayı götürebilir.
Önce tarih mi seçilir, önce mekân mı?
İkisi birlikte ilerler, ama kilidi mekân atar. Salonun opsiyon süresi genelde bir ila iki haftadır; bu süre dolduğunda tarih bir başkasına geçer. Tarihi kesinleştirmeden önce üç şeye bakın: resmi tatiller ve arife günleri, aynı sektörün fuar takvimi, şehirde o gün trafik üretecek büyük etkinlikler. Talep tarafı da sıkışıyor. ICCA'nın 2025 istatistiklerine göre İstanbul 95 uluslararası kongreye ev sahipliği yaparak dünyada 18 inci, Avrupa'da 13 üncü sıraya çıktı; Türkiye 142 kongreyle 33 üncü sırada. Eylül ile aralık arasındaki pencerede iyi salonların aylar öncesinden tutulmasının sebebi bu. Yıl sonu partisi için ekim ortasında mekân aramaya başlamak, çoğu zaman ikinci tercihle yetinmek demek.
Hangi izin için kaç gün önce başvurulur?
Bu sürelerin hiçbiri ajansın gayretiyle kısalmıyor. Havai fişek atılacaksa Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü'ne planlanan tarihten en geç on iş günü önce başvurulur ve başvuru formunun kurumun elektronik belge yönetim sisteminden alınmış referans numarasını taşıması gerekir. Açık havada lazer gösterisi için SHGM sayfasında sabit bir gün sayısı yazmıyor; uygun bulunan başvurular DHMİ NOTAM ofisine iletiliyor ve hava sahası kullanıcılarına duyuruluyor, yani koordinasyonu son haftaya bırakmak risk. Etkinlikte çekiliş yapılacaksa Milli Piyango mevzuatına göre kampanyanın başlama tarihinden en geç on beş gün önce başvurulur, idare sonucu en geç beş iş günü içinde bildirir. 2911 sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu kapsamına giren bir toplantı varsa bildirim en az kırk sekiz saat önce mülki amirliğe verilir. İlaç ve tıbbi cihaz tarafında süre daha uzun: yurt içi toplantılar TİTCK'ya en az on beş iş günü, yurt dışı toplantılar en az otuz iş günü önce bildirilir, Kurum on iş günü içinde cevap verir.
Yurt dışından konuşmacı, sanatçı ya da ekipman geliyorsa takvim nasıl uzar?
Buradaki en uzun kalem çalışma izni. 6735 sayılı Uluslararası İşgücü Kanunu, usulüne uygun yapılan ve belgeleri tam olan başvuruların otuz gün içinde sonuçlandırılacağını söylüyor. Belge eksikse değerlendirme erteleniyor ve erteleme süresi de otuz günü aşamıyor. Kötü hazırlanmış bir dosya bu yüzden iki aya kadar uzayabilir. Katılımcı tarafında vize randevusu ayrı bir takvim ister; davet mektubunun antetli, imzalı ve kaşeli hali hazırda beklesin. Yurt dışından sahne, ses ya da LED ekipmanı gelecekse geçici ithalat belgeleri gümrükte gün yer. Bu üç kalemden biri bile varsa planlamayı diğer işlerle aynı anda değil, onlardan önce başlatın.
Prodüksiyon hangi haftada kilitlenir?
Teknik şartname ne kadar erken netleşirse ekipman rezervasyonu o kadar sağlam olur. Sahne ölçüsü, LED ekranın piksel aralığı, ses gücü ve ışık fikstür sayısı belli olmadan verilen rakam tahmindir, teklif değil. Pratikte işleyen sıralama şu: etkinlikten altı hafta önce mekân keşfi ve teknik şartname, beş hafta önce sahne ve dekor tasarımının onayı, dört hafta önce üretim ve baskı siparişi, üç hafta önce ekipman listesinin kilitlenmesi, iki hafta önce dakika dakika akış ve kamera planı. Lansmanlarda en çok kayan kalem içerik oluyor. Sunumun son hali teknik ekibe etkinlikten en geç üç gün önce ulaşmazsa prova, provanın yerini tutmayan bir deneme oturumuna dönüşür.
Davetiye ne zaman çıkar, katılım teyidi ne zaman kapanır?
Kurumsal davette iki dalga işe yarıyor: tarih duyurusu altı sekiz hafta önce, asıl davetiye üç dört hafta önce, hatırlatma etkinlikten bir hafta önce. Daveti SMS ya da e-posta ile gönderiyorsanız alıcı onayının İleti Yönetim Sistemi'ne kayıtlı olması gerekiyor; bu kontrolü gönderim gününe bırakmayın. Teyit listesinin kapanış tarihi catering sözleşmesiyle birlikte belirlenir, mekânların çoğu kesin kişi sayısını etkinlikten iki üç gün önce ister ve garanti edilen sayı üzerinden faturalandırır. Kayıt masası sayısı da bu rakama göre kurulur. Liste geç kapandığında yaka kartı baskısı, oturma düzeni ve menü sayımı aynı güne sıkışır.
Son on gün: kurulum penceresi ve prova
Mekânın verdiği kurulum penceresi, teknik planın gerçek sınırıdır. Otel balo salonlarında bu pencere çoğu zaman etkinlikten bir gece önce açılır ve sabah erken kapanır; kongre merkezlerinde iki güne çıkabilir. Gece çalışması planlıyorsanız İş Kanunu'nun gece vardiyası için koyduğu yedi buçuk saatlik sınırı ekip planına yansıtın. Kurulum bittiğinde üç kontrol kalır: ses provası, ışık ve ekran içerik testi, sahneye çıkacak herkesle yapılan yürüyüş provası. Bir de kimsenin sevmediği ama her seferinde işe yarayan bir madde var, elektrik yükünün pano ya da jeneratör üzerinden ölçülmesi. Arıza, etkinlik akşamı değil provada ortaya çıksın.
Geç başlamanın faturası ve B planı
Geç kalan takvim kötü etkinlik değil, pahalı etkinlik üretiyor. Aynı Amex GBT raporunda etkinlik profesyonellerinin yüzde 71'i 2026 yılında katılımcı başına maliyetin artmasını bekliyor ve maliyet, yüzde 38 ile planlamanın en çok işaretlenen zorluğu. Son dakika rezervasyonunda mekân pazarlık payını kullanmaz, ekipman ikinci tedarikçiden tutulur, nakliye ve montaj normal mesainin dışına kayar. B planı yazarken üç başlık yeterli: hava koşulu, yani açık alan etkinliklerinde çadır ve alternatif salon; teknik arıza, yani yedek mikrofon hattı, yedek medya sunucusu ve jeneratör; kilit kişi, yani konuşmacı gelemezse sahneye kimin çıkacağı. Elinizde tarih ve tahmini kişi sayısı varsa Tales Event ekibi mekân opsiyonunu, izin takvimini ve teknik şartnameyi tek dosyada çıkarıp geri sayımı sizin için kurar.