Kısa yanıt: kanepe yemekten önceki karşılamadaysa kişi başı 4 ila 6 parça, akşam yemeğinin yerine geçecekse 10 ila 12 parça hesaplayın. Servis tarafında oturmalı yemekte 10-12 misafire bir garson, açık büfede 20-25 misafire bir garson, barda 50-75 misafire bir barmen yaygın planlama oranı. İçecekte ilk saat için kişi başı iki, sonraki her saat için bir servis üzerinden gidin; 750 mililitrelik bir şarap şişesinden 125 mililitrelik altı kadeh çıkar. Bütçeyi asıl çöpe götüren sayı ise başka. Tarım ve Orman Bakanlığı, Metro Türkiye ve FAO işbirliğiyle hazırlanan gıda israfı kılavuzunda aktarılan WWF araştırmasına göre 800 kişilik bir organizasyonda ortalama bir kişi öğünde 450 gram tüketirken mutfakta kişi başı 900 gram hazırlanmış, yani organizasyon başına yaklaşık 360 kilo fazla gıda. Aşağıda kanepe ve içecek hesabı, servis personeli oranları, alkol sunumunun belge tarafı, sıcak yemeğin bekleme süresi, alerjen bildiriminin yasal sınırı ve teklifte yazılı isteyecekleriniz var.
Kişi başı kaç kanepe gerekir?
Cevap tek bir sayı değil, kanepenin programdaki görevine bağlı. Catering kılavuzlarının birleştiği aralık şu: kanepe yemekten önceki 45-60 dakikalık karşılamadaysa kişi başı 4-6 parça, akşam yemeğinin yerine geçiyorsa 10-12 parça. İkinci senaryoda parçaların 2-4 tanesini kâse içinde servis edilen doyurucu porsiyonlardan seçin, üstüne 2-3 tatlı ekleyin. Uzun resepsiyonlarda pratik kural ilk saat için kişi başı 5-6 parça, sonraki her saat için 2-3 parça eklemek. 200 kişilik, 90 dakikalık bir karşılamada kişi başı 8 parça 1.600 kanepe demek; 8-10 çeşide bölerseniz her çeşitten 160-200 adet çıkar. Bir uyarı da tempoya dair. Tüketimin en yoğun olduğu dakikalar kapı açıldıktan sonraki ilk yirmi dakikadır. İlk turda tepsilerin yarısını çıkarıp kalanı on beş dakika sonra göndermek, son gelen misafirin eli boş kalmasın diye işe yarar.
Kokteyl mi, açık büfe mi, oturmalı servis mi?
Servis biçimi menüden önce gelir, çünkü salonu, personeli ve programı birlikte belirler. Oturmalı üç kap servis misafir başına en fazla yeri ister ve 90 ila 120 dakika sürer; sunum, ödül ya da konuşma varsa bu süre programın içine girer, yanına eklenmez. Açık büfe daha az personelle çalışır ama kuyruk üretir. Yaygın planlama ölçüsü her 100 misafir için bir büfe hattı; hat iki taraflı servis edilebiliyorsa aynı hat iki katı hızda akar. Ayakta kokteyl en esnek biçimdir, bayi toplantısı öncesindeki tanışma bölümlerinde en iyi çalışan format budur. Sık yapılan hatayı da yazalım: ödül töreni ya da genel müdür konuşması sırasında tabak toplanmaz, kadeh doldurulmaz. Servis ekibi salonda hareket ettiği sürece salonun dikkati sahnede olmaz.
Kaç garson, kaç barmen gerekir?
Oranlar servis biçimine göre değişiyor. Tabak servisinde 10-12 misafire bir garson, protokol masası gibi yakın ilgi isteyen bölümlerde 8 misafire bir garson. Açık büfede 20-25 misafire bir garson yeter, çünkü tabak taşıma yükü misafire geçer. Tepsiyle dolaşarak yapılan kanepe servisinde ölçü yine 25 misafire bir garson. Barda 50-75 misafire bir barmen; sadece bira ve şarap veriliyorsa üst sınıra yaklaşabilirsiniz, kokteyl hazırlanacaksa 50'ye çekin. Mutfakta banket servisi için 50 misafire bir aşçı yaygın kabul. 300 kişilik oturmalı bir gala toplamda yaklaşık 27 garson, 4-6 barmen, 6 aşçı ve bir banket şefi ister. Teklifte bu satır pahalı gelebilir. Alternatifi servisin kırk dakikaya yayılması ve ana yemeğin son masaya soğuk gitmesidir.
İçecek hesabı: kaç kadeh, kaç şişe?
Hesap iki adımda yapılır. Önce servis sayısı: yaygın planlama kuralı ilk saat için kişi başı iki içecek, sonraki her saat için bir içecek. 200 kişilik üç saatlik bir resepsiyonda bu 800 servis eder. Sonra şişeye çevirme: 750 mililitrelik bir şarap şişesinden 125 mililitrelik altı kadeh, 150 mililitre dökerseniz beş kadeh çıkar. 800 servisin yüzde 60'ı şarap olacaksa 480 kadeh, yani 80 şişe. Alkolsüz tarafı küçük bir kalem sanmayın. Türkiye'deki kurumsal davetlerde alkol tüketmeyen misafir oranı yüksektir; alkolsüz seçenekleri toplamın en az üçte biri olarak planlayın ve limonata, şerbet ya da alkolsüz kokteyl gibi görünürde eşdeğer bir seçenek koyun. Elinde kola bardağıyla dolaşan misafir kadeh kaldırma anına dahil olmaz. Su ve buz da hesaba girer: kişi başı en az yarım litre su, açık havada ve yaz aylarında bunun iki katı; buzda iç mekanda yarım kilo, açık havada bir kilo iyi bir başlangıçtır.
Alkol servisi: mekânın belgesi sizi kapsıyor mu?
Bu sorunun cevabı müzik telifindekinden daha net. Tütün Mamulleri ve Alkollü İçkilerin Satışına ve Sunumuna İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, ambalajı açılarak yapılan satış ve sunum için 5 inci maddesinde açık alkollü içki satış belgesi arıyor. 10 uncu maddenin birinci fıkrası da açık: bu belgesi bulunmayan perakende satış yapılan işyerlerinde açık alkollü içki tüketilemez ve sunumu yapılamaz. Aynı maddenin yedinci fıkrası sınırı çiziyor. Alkollü içkiler yalnızca belge düzenlenerek sunum izni verilen yerlerde açık olarak tüketime sunulabiliyor ve ruhsatı düzenlemeye yetkili merci tarafından faaliyetine izin verilen alanlar işyeri sınırları içinde sayılıyor. Pratik karşılığı şu: otelin belgesi var diye karşı sokaktaki otoparka kurduğunuz çadır kapsama girmez, o alanın ruhsatta görünmesi gerekir. Belgesiz bir fabrika bahçesinde alkollü açılış kokteyli planlıyorsanız işiniz baştan zordur. Bir yol var. Taşınmaz kültür varlığı olarak tescilli yapılarda düzenlenecek süreli etkinlikler için Kültür ve Turizm Bakanlığı'ndan tescil yazısı ve mülki amirlikten etkinlik izni alınıp Kuruma başvurulursa açık alkollü içki sunum izni verilebiliyor, bu durumda 4250 sayılı Kanun'un mesafe şartı da aranmıyor. İki satır daha aklınızda kalsın. Onsekiz yaşını doldurmamış kişilere satış ve sunum yasak, mezuniyet etkinliklerinde bu belirleyicidir. Yönetmelikteki 22.00 ile 06.00 arası yasağı ise perakende satışa ilişkindir, belgeli bir mekanda yapılan açık sunumu kapsamaz.
Sıcak yemek ne kadar bekleyebilir?
Catering'in en riskli bölümü mutfak değil, mutfakla salon arasındaki mesafedir. Gıda Hijyeni Yönetmeliği (Resmî Gazete, 17 Aralık 2011, sayı 28145) 18 inci maddesinde, patojen mikroorganizmaların üremesine imkân verebilecek ham madde ve ürünlerin sağlık riski oluşturabilecek sıcaklıklarda tutulmamasını ve soğuk zincirin kırılmamasını şart koşuyor. Aynı madde hazırlama, taşıma, sergileme ve gıda servisi için sınırlı süreler boyunca dış ortam sıcaklığında bulundurmaya izin veriyor, şartını da yazıyor: sağlık için risk oluşturmamak. Sahadaki karşılığı dört sorudur. Yemek nerede pişiyor, salona kaç dakikada geliyor, sıcak tutucu tezgâh var mı, büfe kaç saat açık kalacak. Bir de kayıt tarafı var. Gıda ve Yemin Resmi Kontrollerine Dair Yönetmelik'in 40 ıncı maddesi, mahallinde üreterek toplu tüketime sunan işyerleri ve yemek fabrikaları için üretilen yemek partisinin her çeşidinden alınan bir örneğin yetmiş iki saat uygun koşullarda saklanmasını zorunlu tutuyor. Personel tarafında da belge var: Hijyen Eğitimi Yönetmeliği (Resmî Gazete, 5 Temmuz 2013, sayı 28698) kapsamdaki işyerlerinde belgesi olmayan kişilerin çalıştırılamayacağını söylüyor ve işyeri sahibini birinci derecede sorumlu tutuyor. Ölçek için tek sayı yeter: Dünya Sağlık Örgütü'nün 4 Haziran 2026'da güncellenen gıda güvenliği bilgi notuna göre dünyada tahminen 866 milyon kişi, yani her dokuz kişiden biri kontamine gıda yüzünden hastalanıyor, yılda 1,52 milyon kişi hayatını kaybediyor.
Alerjen bildirimi nerede zorunlu hale geliyor?
Açık büfede tabağın önündeki küçük kart bir nezaket ayrıntısı değil. Türk Gıda Kodeksi Gıda Etiketleme ve Tüketicileri Bilgilendirme Yönetmeliği (Resmî Gazete, 26 Ocak 2017, sayı 29960 mükerrer) 15 inci maddesinin beşinci fıkrasında, toplu tüketim yerlerinde son tüketiciye sunulan hazır ambalajlı olmayan gıdalar için gıdanın adının ve Ek-1'de sayılan alerjiye veya intoleransa neden olan madde ve ürünlerin tüketiciye sunulmasını istiyor. Bilgi, kolayca görülebilecek ve açıkça okunabilecek biçimde menü, yazı tahtası ya da broşür benzeri araçlarla verilecek. Yani menüyü catering firmasından almak yetmiyor, salonda görünür olması gerekiyor. Özel menü sayısını da tahminle belirlemeyin: kayıt formunda vejetaryen, vegan, glutensiz, laktozsuz ve alerji başlıklarını ayrı ayrı sorun. Pratikte iki hata görüyoruz. Birincisi özel menülerin mutfakta hazırlanıp serviste kaybolması, çözümü masa numarasıyla eşleştirilmiş kapaklı tabak. İkincisi glutensiz seçeneğin aynı büfe hattında aynı maşayla servis edilmesi. Ayrı hat kurulamıyorsa o menüleri tabakla masaya gönderin.
Kaç kişilik hazırlansın? Opsiyon oranı ve teklifte yazılı isteyecekleriniz
Garanti kişi sayısı sözleşmenin en pahalı satırıdır ve genelde yukarı doğru şişer. Tarım ve Orman Bakanlığı, Metro Türkiye ve FAO işbirliğiyle hazırlanan Otel, Restoran ve Diğer Toplu Tüketim Yerlerinde Gıda İsrafı ile Mücadele Kılavuzu bu şişmeyi adım adım anlatıyor. Müşteri 2.500 kişilik sayı verir, planlamacı bunu herkes yetişkin erkek misafirmiş gibi yorumlar, şef ne olur ne olmaz diye ortalama yüzde 3 opsiyon ekler, banket müdürü büfe zengin görünsün diye daha fazlasını sunar. Ölçek tarafında Birleşmiş Milletler Çevre Programı'nın 2024 Gıda İsrafı Endeksi Raporu, 2022'de dünyada israf edilen 1,05 milyar ton gıdanın yüzde 28'inin, yani 290 milyon tonun gıda hizmetlerinden geldiğini yazıyor. Teklifte yazılı isteyeceğiniz sekiz satır şu: garanti kişi sayısının kaç gün önce bildirileceği ve üstüne yüzde kaç opsiyon ekleneceği; kanepe servisinde kişi başı parça sayısı ve çeşit adedi; servis ekibinin dağılımı, yani garson, barmen, aşçı ve banket şefi; yemeğin nerede pişip salona nasıl geleceği; büfenin açık kalacağı süre ve sıcak tutma yöntemi; özel menülerin sayısı ve alerjen bildiriminin nasıl yapılacağı; alkol sunulacaksa mekânın açık alkollü içki satış belgesi ve etkinlik alanının ruhsatta görünüp görünmediği; artan yemeğin ne olacağı. Tales Event olarak İstanbul merkezliyiz ve Türkiye genelinde bayi toplantısı, lansman, açılış, gala gecesi ve yıl sonu partilerinde sahne, ses, ışık ve LED ekran kurulumunu tek ekiple yürütüyoruz; catering firması ve mekânla aynı akış tablosunu paylaşarak servis molalarını programın içine yerleştiriyoruz. Davetli sayısını, mekânı ve programı yazın; servis biçimiyle akışın nerede çakıştığını birlikte çıkaralım.