Kısa yanıt: yuvarlak masalı, sahneli ve dans pistli bir gala gecesi için kişi başına yaklaşık 1,6 metrekare hesaplayın. Sadece masa ve sandalyeler için 1,0-1,1 metrekare, tiyatro düzeninde sıralı sandalye için 0,55-0,75 metrekare yeter. Yani 300 kişilik bir gala pratikte 480-500 metrekarelik bir salon ister, aynı 300 kişi sıra düzeninde 200 metrekareye sığar. İkinci bir hesap daha var ve çoğu zaman bağlayıcı olan o: Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik, balo ve konferans salonları için kişi başına 1,5 metrekare net alan öngörüyor, çıkış kapılarının genişliğini de bu sayıya bağlıyor. Aşağıda düzene göre kişi başı alan, yönetmelik hesabı, masa ölçüleri, 300 kişilik bir gala için metrekare dökümü ve mekan gezisinde ölçülmesi gerekenler var.
Kaç metrekare gerekir? Düzene göre kişi başı alan
Aynı davetli sayısı, salon düzenine göre iki katı fark eden alan ister. Cvent'in Social Tables planlama kılavuzunda yaygın kabul gören aralıklar fit kare üzerinden verilmiş, metrekareye çevirdik: ayakta kokteyl için kişi başı yaklaşık 0,55 metrekare, oturma gruplu resepsiyon için 0,75, dans pistli resepsiyon için 0,85, dikdörtgen masalı yemek için 0,85-0,95, yuvarlak masalı banket için 1,0-1,1, tiyatro düzeninde sıralı sandalye için 0,55-0,75, sınıf düzeninde masa başı için 1,3-1,7, toplantı masası ve U düzeni için 2,8-3,7 metrekare. Bu değerlerin tuzağı şu: hepsi yalnızca misafirin oturduğu ya da durduğu alanı kapsar. Sahne, büfe hattı, kayıt masası, ses ve ışık konsolu, kamera platformu, dans pisti bunun üstüne eklenir. Bir mekana kaç kişilik olduğunu sorduğunuzda aldığınız cevap genelde ilk hesaptır. Sizin ihtiyacınız ikincisi.
Yönetmelik ne diyor? Kullanıcı yükü ve 1,5 metrekare kuralı
Türkiye'de bir salonun tahliye kapasitesini belirleyen çerçeve, Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik. Yönetmeliğin Ek-5/A Kullanıcı Yükü Katsayısı Tablosu, konferans salonu, çok amaçlı salonlar (balo vb.), düğün salonu, lokanta, konser ve tiyatro salonları için kişi başına 1,5 metrekare öngörüyor. Dans salonları, bar ve gece kulüplerinde oturulan kısımlar için 1,0, ayakta durulan kısımlar için 0,5 metrekare. Sergi alanları 1,5; derslikler ve seminer salonları 1,5; resepsiyon ve bekleme alanları 3 metrekare. Tablonun ilk dört satırındaki kullanım alanlarında hesap net alan üzerinden yapılır, yani salonun brüt metrekaresi değil misafirin gerçekten kullandığı alan esas alınır. Bu katsayı bir konfor önerisi değil. Salonun kaçış yollarının kaç kişiye göre boyutlandırıldığını söyler. 500 metrekare net alanlı bir balo salonunda hesap 333 kişilik kullanıcı yükü verir; aynı salona sıra düzeninde 600 sandalye dizmek fiziken mümkündür, ama tahliye hesabı o sayıya göre yapılmamıştır. Kişi sayısı belirli olan mahallerde, hesaplanan değerden az olmamak üzere belirtilen kişi sayısı esas alınır. Pratik karşılığı tek bir soru: mekandan yangın onayındaki kişi sayısını yazılı isteyin.
Çıkış genişliği: 400 kişilik salonda kaç metre kapı gerekir?
Yönetmeliğin 32 nci maddesi çıkış kapasitesini 50 santimetrelik genişlik birimiyle hesaplıyor. Bir birim genişlikten kaç kişinin geçtiği kullanım sınıfına göre Ek-5/B'de veriliyor ve toplanma amaçlı binalarda değerler şöyle: dışarı çıkış kapısında 100 kişi, diğer kapılar ve koridor kapılarında 80, kaçış merdivenlerinde 60, rampa ve koridorlarda 100. 33 üncü madde toplamı bağlıyor: toplam çıkış genişliği, kattaki kullanıcı sayısının birim genişlikten geçen kişi sayısına bölünüp 0,5 metre ile çarpılmasıyla bulunan değerden az olamaz. Örnek. Zemin kattaki 400 kişilik bir salonda dışarı çıkış kapıları için 400 bölü 100 çarpı 0,5 metre, yani toplam 2 metre genişlik gerekir. Aynı 400 kişi bodrum kattaysa ve tahliye kaçış merdiveninden olacaksa katsayı 60'a düşer, gereken toplam merdiven genişliği 3,3 metreye çıkar. Bodrum balo salonlarının kapasitesi bu yüzden kağıt üstündeki metrekarenin gerisinde kalır. Üç alt kural daha. Toplam kullanıcı sayısı 50 ila 500 kişi arasındaysa kattaki bir kaçış yolunun genişliği 100 santimetreden, 501 ila 2000 kişi arasındaysa 150 santimetreden az olamaz. Kullanıcı yükü 50 kişiyi aşan mekanlarda çıkış kapılarının kaçış yönüne doğru açılması şarttır. Kaçış uzaklığı da sınırlı: toplanma amaçlı binalarda tek yönde en çok 15 metre, yağmurlama sistemi varsa 25 metre; iki yönde 45 ve 60 metre.
Yuvarlak masa mı, sıra düzeni mi? Masa ölçüleri ve kaç kişi oturur
Banket masalarında ölçüler standarttır. WebstaurantStore'un kapasite kılavuzuna göre 72 inç, yani yaklaşık 180 santimetre çapındaki yuvarlak masa 10 kişi alır; 60 inçlik (152 santimetre) masa 8 kişi, 48 inçlik (122 santimetre) masa 5-6 kişi. 240 santimetrelik dikdörtgen masa, iki yanına dörtlü sandalye dizilerek 8-10 kişi oturtur. Sandalyeleriyle ve arkasındaki geçişle birlikte 180 santimetrelik bir yuvarlak masa yaklaşık 3,3 metreye 3,3 metrelik bir kare kaplar, yani 11 metrekare; 10 kişi için kişi başı 1,1 metrekare. Masa kenarları arasında servis ve misafir geçişi için 110-150 santimetre bırakın, garson arabası girecekse üst değere yaklaşın. Bir de program tarafı var. On kişilik yuvarlak masada iki misafirin sırtı sahneye döner. Sunum ve ödül töreni ağırlıklı programlarda masayı 8 kişiye kurmak ya da sahneye bakan yarım daire yerleşim yapmak daha iyi çalışır, ama masa sayısı artar ve gereken alan büyür.
Masaların dışında kalan alanlar: sahne, dans pisti, büfe, teknik
300 kişilik bir gala gecesini kağıt üzerinde kuralım. On kişilik 30 yuvarlak masa, sandalye ve geçişlerle yaklaşık 330 metrekare. Dans pisti için kişi başı yaklaşık 0,42 metrekare hesaplanır ve Social Tables'ın kılavuzuna göre misafirlerin yüzde 33 ile 50'si pisti kullanır; 120 kişi üzerinden 50 metrekare, kabaca 7 metreye 7 metrelik bir pist. Sahne 8 metreye 4 metreyse 32 metrekare, arkasındaki ve yanındaki servis geçişiyle birlikte 50 metrekareye yakın yer tutar. Büfe hattı ve servis için 30 metrekare, salonun arkasındaki ses ve ışık konsolu ile kamera platformu için 15-20 metrekare. Toplam yaklaşık 480 metrekare, kişi başı 1,6 metrekare. Karşılama, kokteyl ve kayıt alanı bu hesabın dışında, ayrı bir foyer ister. Buradan çıkan sonuç net: 300 kişilik diye pazarlanan 400 metrekarelik bir salon bu programı almaz. Masalar sığar, sahneyle dans pisti sığmaz. Yerleşimi ölçekli çizmeden sözleşme imzalamayın.
Metrekare yeter mi? Tavan yüksekliği, kolon ve elektrik
Salon seçiminde ikinci hata, alanı doğru hesaplayıp yüksekliği sormamaktır. Basit bir toplama: 60 santimetre sahne platformu, üzerine 3 metre yüksekliğinde LED ekran, ekranın üstünde truss ve fikstür payı; net 4,5 metre tavan yüksekliği ister. Otel balo salonlarının tavanı genelde bu aralığın alt sınırında dolaşır, avize ve klima menfezleri yüksekliği daha da düşürür. Tavanın en düşük noktasını isteyin, ortalama değeri değil. Kolon aralıklarını plandan alın ve masa yerleşimini kolonlara göre çizin; sahneye görüşü kapanan üç masa, o masalardaki 30 misafirin akşamını bozar. Yükleme tarafını erken sorun: yük giriş kapısının ölçüsü truss ile LED ekran kasalarının geçişini belirler, asansörle çıkılan salonlarda kabin ölçüsü tek başına ekipman listesini değiştirir. Elektrikte iki soru yeter: salona verilebilen toplam güç kaç kilovat ve pano nerede. Güç yetmiyorsa jeneratör devreye girer, o zaman park yeri ile kablo güzergahı konuşulur. Yönetmeliğin 72 nci maddesi de bir eşik koyuyor: kullanıcı yükü 200'den fazla olan binalarda acil durum aydınlatması zorunlu, sistem en az 60 dakika, kullanıcı yükü 200'ü aşıyorsa en az 120 dakika çalışmalı ve kaçış yolunun merkez hattında en az 1 lüks vermeli.
İstanbul'da salon bulmak: takvim ve rezervasyon zamanlaması
Salon seçimi bir takvim yarışıdır ve İstanbul'da bu yarış son yıllarda sıkılaştı. ICCA'nın mayıs 2026'da yayımlanan 2025 sıralamasında İstanbul, 95 uluslararası kongreyle dünyada 18., Avrupa'da 13. sırada yer aldı; şehrin son on yıldaki en iyi derecesi bu. Türkiye 142 uluslararası kongreyle ülke sıralamasında 33. oldu. ICCA'nın 2025 verisi dünya genelinde 12.438 uluslararası birlik toplantısını kapsıyor. Pratik anlamı şu: büyük kongre merkezleri ve otel balo salonları ilkbahar ile sonbaharda kongre takvimiyle çakışır, kurumsal tarafta ikinci yoğunluk kasım ve aralıkta yıl sonu partileriyle ödül gecelerinde yaşanır. Tarih esnekse salı, çarşamba, perşembe hem fiyat hem uygunluk açısından rahattır; cumartesi düğün talebiyle yarışır. Bir de kurulum günü meselesi. Sahneli, LED ekranlı bir gala kurulumu salonu bir gün önceden ister. Mekan o günü başka bir etkinliğe satmışsa kurulum gece yarısına kayar, ekip mesaisi ve ekipman kirası buna göre değişir. Kurulum ve söküm saatlerini sözleşmede ayrı kalem olarak yazdırın.
Mekan gezisinde ne ölçmeli, teklifte ne sormalı?
Gezide telefonla fotoğraf çekmek yeterli değil, ölçü almak gerekir. Şunları yazılı isteyin: salonun net kullanım alanı, yangın onayındaki kişi sayısı, tavanın en düşük noktası, kolon planı ve kolon aralıkları, asma noktaları ile tavan taşıma kapasitesi, çıkış kapılarının sayısı ve temiz genişliği, yük giriş kapısı ve yük asansörü kabin ölçüleri, salona verilebilen elektrik gücü ve pano konumu, jeneratör park alanı, foyer alanı, sabit sahne varsa ölçüleri, bölme perde durumu ve aynı saatte komşu salondaki etkinlik, kurulum ile söküm için verilen saat aralığı. Bu listeyi doldurduğunuzda mekanın kapasitesi tartışmalı bir rakam olmaktan çıkar, hesaplanabilir bir sayıya döner. Tales Event olarak Türkiye genelinde bayi toplantısı, lansman, gala gecesi, açılış ve yıl sonu partilerinde salon seçimi ve yerleşim planını ses, ışık, sahne ve LED ekran kurulumuyla birlikte tek ekipten yürütüyoruz. Davetli sayısını ve programı yazın, ölçekli yerleşim planıyla birlikte hangi salonun gerçekten yettiğini birlikte çıkarırız.